Aan: Regionale SchouderNetwerken die SNN deelnemer zijn.
Van: SNN bestuur.
Betreft: Conceptbrief te verzenden aan leden om te voldoen aan de AVG-wet
Weerselo / Hengelo / Amsterdam, 3 juni 2018
Conceptbrief te verzenden aan leden / Beste collega’s
Voor verenigingen / stichtingen, zoals een regionaal SchouderNetwerk, leidt de nieuwe AVG wet in het kader van ontvangst, beheer/bewaring en verzending van persoonsgegevens tot een aantal veranderingen. Op de volgende pagina een korte weergave van de nieuwe privacy wetgeving. Omdat sprake is van een overeenkomst geven de leden van het netwerk (impliciet) toestemming voor het vastleggen en beheren van de bij het bestuur / secretaris van het regionale SchouderNetwerk reeds vastgelegde, bekende en tot heden bewaarde persoons- en bedrijfsgegevens. Deze gegevens zijn voor een deel ook op de website vermeld en de gegevens worden gebruikt voor het verzenden van mailberichten / postberichten, beheren van de gegevens voor de financiële administratie van het SchouderNetwerk en tevens worden die persoonsgegevens gebruikt bij het aanvragen van de jaarlijkse 6 accreditatiepunten bij KNGF of Keurmerk Fysiotherapie. Op die wijze heeft ieder lid belang bij het gebruiken van zijn / haar persoonsgegevens.
Een lid die zijn / haar persoonsgegevens (adresgegevens, KvK-gegevens, telefoonnummers, mailadressen) NIET langer wil (laten) bewaren bij het secretariaat van het SchouderNetwerk, dient dit schriftelijk (per mail of per post) aan de secretaris te kennen te geven. Zonder nader tegenbericht gaat het regionaal SchouderNetwerk er uitdrukkelijk van uit dat toestemming door ieder lid is gegeven voor het bewaren van de gegevens van de praktijk / privé zoals eerder toegezonden.
De gegevens worden voor interne en externe SchouderNetwerk-gerelateerde doeleinden (zie boven) gebruikt. Indien gegevens voor een ander doeleinde worden gebruikt door het regionaal SchouderNetwerk, zal de secretaris de leden of het lid hiervoor uitdrukkelijk toestemming vragen. Er zullen dus, behalve voor SchouderNetwerk-gerelateerde doelen, geen persoonsgegevens worden gedeeld dan na gevraagde toestemming.
Zoals gebruikelijk worden de mailberichten in BCC verstuurd en zijn mailadressen niet zichtbaar. Ten slotte zal ook interne communicatie, bijvoorbeeld via het bestuur, niet meer per mail plaatsvinden indien het NAW-gegevens van leden betreft.
Voor plaatsen van foto’s op de website zullen wij uitdrukkelijk opnieuw (mondeling) toestemming vragen na iedere bijeenkomst. Een lid heeft het recht aan te geven dit niet te willen.
Er zal door het regionaal SchouderNetwerk een register datalekken worden aangemaakt; mocht er bijv. per ongeluk een verkeerde mail met vertrouwelijke gegevens worden verzonden naar een verkeerder persoon dan moet dit kenbaar gemaakt worden.
Getekend: Bestuur / secretaris regionaal SchouderNetwerk